Sustav za upravljanje sadržajem (ECM) bi trebao biti sposoban za upravljanje svim nestrukturiranim informacijama – ili sadržajima – u vašem poduzeću.
Te informacije postoje u mnogo digitalnih oblika: tekst, proračunska tablice, nepomične slike, audio i video datoteke, kao i mnogi drugi tipovi datoteka i formata. ECM vam pomaže kreirati sadržaje uz pomoć uobičajenih desktop aplikacija kao što je Microsoft Word. Može također dohvatiti i inkorporirati postojeće sadržaje iz različitih izvora.
ECM upravlja ovim sadržajem kao i onim iz drugih poslovnih aplikacija kao što su ERP, CRM ili poslovni portali. Dodaje i svojstva inteligencije stvaranjem kategorizacijskih shema, metapodataka i oznaka koji pretraživanje i pronalaženje čine bržim i učinkovitijim. ECM također upravlja pregledavanjem, revizijom i procesom odobravanja svakog dijela sadržaja i to prema korisnički-definiranim poslovnim pravilima. Upravlja i odnosima između različitih dijelova sadržaja, dopuštajući mogućnost da jedan dio sadržaja ima višestruki identitet ovisno o tome kako se koristi u različitim kontekstima i prikazima. To je tzv. "objektni model" upravljanja sadržajem. U kombinaciji s inteligentnim sadržajem, objektni model podržava učinkovitu prenamjenu informacija.
ECM također kontrolira objavljivanje sadržaja kroz višestruke kanale. Na primjer, jedan dio sadržaja može istodobno biti objavljen na internet stranici, prenesen kao fax, tiskan kao tekst i poslan dlanovniku.
Područja unutar ECM za koje pružamo rješenja su:
Digitalizacija i arhiviranje
Mnoge se organizacije (financijske, osiguravateljske, vladine, zdravstvene) u pružanju svojih usluga još uvijek oslanjaju na poslovne procese bazirane na manualnom radu i papirologiji. Dokumenti se moraju sakupljati u papirnate datoteke i usmjeravati kroz složeni radni tijek. Nažalost, rad s velikim volumenom papirnatih dokumenata i datoteka predstavlja nekoliko izazova:
- Upravljanje volumenom i raznolikošću:
upravljanje samim volumenom može biti zastrašujući zadatak, posebno kada organizacija mora procesirati širok raspon tipova i formata dokumenata. - Neučinkovitost i troškovi:
U odnosu na digitalne slike, papirnati dokumenti su skupi za procesiranje, teško ih je tražiti, locirati, pronaći, dijeliti i upravljati njima u tijeku rada. Nadalje, papirnati dokumenti se mogu procesirati samo slijedno, jedan po jedan. - Pristup informacijama:
Dokumenti su pokretačka snaga vaše organizacije. Upravljanje poslovnim informacijama putem papirologije ne pruža vašim zaposlenicima globalan pristup informacijama na njihov zahtjev bez čega se ne može osigurati cjeloviti pogled na podatke o klijentima i na poslovne transakcije. - Usklađenost sa standardima:
U okruženju koje se bazira na papirologiji može biti teško uspostaviti učinkovitu kontrolu i nadzor aktivnosti kako bi se osigurala usklađenost sa standardima. - Služba za klijente/korisnike:
Nezgrapni poslovni procesi koji se temelje na papirologiji mogu produljiti vrijeme korisnikova odgovora te na taj način uzrokovati poslovni gubitak i veće nezadovoljstvo. Osim toga, predstavnicima službe za klijente neophodan je pristup nestrukturiranim informacijama o klijentu kako bi mogli riješiti slučaj jednim pozivom.
Prednosti digitalizacije papirnatih dokumenata i informacija:
- Smanjuje operativne troškove - pripremu dokumenata, unos podataka itd.
- Smanjuje troškove papira - izgubljenih, duplikata, otpremljenih, rješenih, pohranjenih itd.
- Poboljšava kvalitetu informacija koje pokreću vaše kritične poslovne procese
- Ubrzava poslovne procese – neposredan pristup svim informacijama i pomoćnoj dokumentaciji
- Stroža kontrola usklađenosti – provodi se elektroničko umirovljenje
- Osiguran brzi povrat investicije
EMC Captiva obitelj proizvoda pomaže vam pretvoriti kritične poslovne informacije iz papirnatih, faks i elektroničkih izvora u poslovni sadržaj prikladan za procesiranje putem poslovnih aplikacija. Lako ćete automatizirati procesiranje milijardi dokumenata godišnje, te ćete njihove sadržaje brzo i točno pretvoriti u informacije korisne za sve poslovne procese, i to na pravovremen i ekonomičan način.
Svi su dokumenti, bez obzira na format, skenirani, faksirani ili primljeni elektroničkim putem. Ti dokumenti prolaze kroz proces poboljšanja slike stvarajući optimalne uvjete za početak identifikacije dokumenta, bilo da se radi o ugovoru, ulaznom računu ili dopisu. Potom se metapodaci izvlače iz dokumenta na temelju njegove klasifikacije. Postoji mogućnost validacije podataka u odnosu na ERP/LOB, kako bi se osigurala točnost informacija dobivenih iz dokumenta. Naposljetku, digitalizirani dokumenti i metapodaci se dostavljaju i pohranjuju unutar EMC Documentuma i/ ili ERP sistema.
Sustavi za upravljanje dokumentima
Kompanije u visoko reguliranim industrijama kao što su farmaceutika, vlada i financijske usluge već neko vrijeme prepoznaju potrebu za preciznim rješenjima za kontrolu sadržaja. Ta se rješenja oslanjaju na EDM (sustavi za upravljanje dokumentacijom) kako bi omogućili provjerljivu usklađenost sa standardima i izbjegli kazne i zatvaranja što bi moglo žestoko utjecati na profitabilnost. Imperativ je u ovim organizacijama da se sadržaj, kao što su standardne operativne procedure, liste podataka o sigurnosti materijala ili zapisi o kupcu, pažljivo kontrolira kako bi se postigla regulatorna usklađenost i standardi kvalitete.
Ove organizacije, zajedno s još puno njih, dijele potrebu za kontrolom i distribucijom kritičnih dokumenata na sistematičan način. Širenjem interneta i e-trgovine, ta je potreba dramatično narasla u sve većem broju kompanija, u gotovo svim privrednim granama.
Ključne komponente EDM rješenja:
- Kreiranje sadržaja: integracija sa standardnim autorskim alatima industrije, kao što su Microsoft Word, Microsoft Excel i Macromedia Dreamweaver.
- Kontrola verzija omogućuje praćenje glavnih i sporednih verzija dokumenta
- Usluge knjižnice: osigurava sposobnost prijave / odjave i provodi korisnički specifične modele kao što su upravljanje virtualnim dokumentima i upravljanje višejezičnim prikazom
- Tijek rada: definira i automatizira poslovni proces koji se povezuje s kreiranjem i distribucijom dokumenata
- Upravljanje životnim ciklusom – identificira i uspostavlja faze dokumenta kao što su pregledan, odobren, objavljen, arhiviran, povučen.
- Pretraživanje na temelju atributa i pretraživanje cijelog teksta- dopušta korisnicima pretraživanje velikog seta informacija u situaciji kada se ne zna kako je ta informacija organizirana ili pohranjena.
- Izvorni XML dohvat i stvaranje: odvaja informaciju od prikaza.
- Prikazi - kreira verzije u drugim formatima kao što su PDF i HTML za bilo koji kanal ili uređaj
- Otvoreni API-ji: omogućuje bržu integraciju s naslijeđenim sistemima i vodećim poslovno-kritičkim aplikacijama.
- Arhitektura usklađena sa standardima: podržava XML u kreiranju optimalnog razvojnog okružja
- Neograničena skalabilnost: upravlja milijardama podataka
- Globalna platforma: lokalni jezik, kultura, valuta
- LDAP, SSL i potpora digitalnim certifikatima: ključno za elektroničko podnošenje prijava i trgovinu putem interneta
- User-and role-based security: kontrolira način na koji se dokumenti pregledavaju, modificiraju, odobravaju i objavljuju
- Lista kontrole pristupa: kreira skup dopuštenja za definirane grupe i olakšava suradnju izvan firewalla.
Sustavi za upravljanje raznim digitalnim sadržajem
Marketinške organizacije traže softver posebno dizajniran za upravljanje digitalnom imovinom kako bi učinkovito upravljali grafičkim, multimedijalnim datotekama, streaming audio, video zapisima i drugim multimedijalnim sadržajima. DAM (digital asset management) donosi poslovnu vrijednost i ROI (povrat investicije) putem inovativnih metoda organizacije, distribucije i praćenja digitalnih i fizičkih medija kroz višestruke kanale.
Nadalje, DAM osigurava mogućnost učinkovitog premještanja digitalnog sadržaja duž lanca opskrbe kroz proizvodnju, post-proizvodnju i proces distribucije. DAM rješenja omogućuju napredne mogućnosti upravljanja multimedijalnim sadržajem, dopuštajući kompanijama da pojednostavne i ujedine upravljanje svim multimedijalnim i slikovno-bogatim sadržajem.
Ključne komponente DAM rješenja:
- Unos sadržaja: sprema, registrira i indeksira razne digitalne sadržaje u repozitoriju
- Analiza sadržaja: indeksira svu imovinu po ulasku u repozitorij i izvlači specifična svojstva medija
- Identifikacija sadržaja: koristi metapodatke, thumbnail ikone, down-sampled audio i druge nisko-rezolucijske verzije kako bi se brzo lociralo i identificirao digitalni sadržaj
- Sigurnost sadržaja: omogućuje višerazinski sigurnosni model koji se može primijeniti na imovinu, individualne korisnike i korisničke grupe
- Dohvat grupe podataka: lako dohvaća, uvozi i premješta velik broj podataka u repozitorij
- Sposobnost desktop editiranja: integrira s vodećim nelinearnim desktop-softverom za editiranje radi pojednostavljivanja off-line proizvodnje
- Streaming audio/video zapisi - integracija s popularnim streaming serverima, pruža korisnicima mogućnost praćenja takvih medija bez čekanja na dugo skidanje datoteka
- Upravljanje prikazom: upravlja povezanim datotekama koje se pojavljuju u više formata kao jednim objektom, olakšavajući na taj način pretraživanje, ponovnu upotrebu i praćenje
- Transformacija: automatizira standardne medijske transformacije kao što su MPEG u AVI, podešavanje veličine, rezanje itd.
Rješenja za usuglašenost sa standardima
Usklađenost je postala vruća tema za kompanije i organizacije u svakoj privrednoj grani. Ne tako davno o usklađenosti se primarno brinuo samo mali broj organizacija koje su djelovale u visoko reguliranom okruženju kao što je farmaceutika, aeronautika i vlada. U današnje vrijeme, s povećanim fokusom i osjetljivošću na financijske i javne dokumente, svaka organizacija, bez obzira na privrednu granu, mora biti zainteresirana za usklađenost sa standardima s obzirom na vlastitu poslovnu praksu kao i na smjernice postavljene od strane privredne grane i regulatornih agencija.
Osim toga, u ovim teškim ekonomskim vremenima, s investitorima koji su na oprezu od bilo kakvih nepravilnosti, kompanije moraju biti potpuno sigurne u točnost svakog kreiranog i objavljenog dokumenta. ECM rješenje može pomoći kompanijama da postignu tu sigurnost kroz kontrolu smjernica i procedura. Sposobnost usklađivanja daje organizacijama mogućnost da automatiziraju, kontroliraju i revidiraju svoje poslovne procese - od trenutka stvaranja sadržaja do trenutka objavljivanja ili eventualnog arhiviranja.
Rješenja za usuglašenost sa standardima dopušta svakoj organizaciji da:
- Bude u skladu sa regulatornim i industrijskim smjernicama usklađenosti sa standardima kao što su: 21-CFR-Part 11, ISO, SEC, DoD, OSHA, HIPAA i EPA
- Automatizira poslovne procese radi upravljanja dokumentima kroz kontroliran životni ciklus, uključujući umirovljenje i arhivaciju.
- Konfigurira revizijski trag i tako osigurava trenutačnu usklađenost sa standardima
- Koristi digitalne potpise i enkripciju za pojačanu sigurnost
Ključne komponente rješenja za usklađenost sa standardima:
- Upravljanje zapisima: omogućuje upravljanje poslovnim sadržajem koji se, budući da je utemeljen na predefiniranim poslovnim pravilima, ne može mijenjati ili brisati i mora biti čuvan određeno vrijeme za administrativne, regulatorne i pravne potrebe.
- Upisivanje i revizija: dopušta organizacijama praćenje pristupa dokumentima, načina na koji su se ti dokumenti koristili, da li su bili tiskani i poslani e-mailom itd.
- Autentifikacija korisnika: mehanizam za provjeru identiteta korisnika, najčešće putem korisničkog imena i zaporke, ali se može raditi i o kompliciranijem načinu identifikacije, kao što su pametne kartice ili biometrika.
- Fleksibilna i sigurna kontrola pristupa: više od jednostavnog čitaj-piši pristupa koji pruža pažljiviju kontrolu sadržaja, npr. no access (neodobren pristup), browse (pregledaj), relate (poveži), version (verzija), write (piši), delete (briši)
- Visoka sigurnost: ispunjava ključni uvjet za usklađenost sa standardima, posebno kada se informacijama pristupa putem javnih mreža kao što je internet.